Så frågar du när någon har tid, med mallar

Fem saker, och de flesta förfrågningar saknar minst två av dem. Vad mötet gäller, på en rad. Hur lång tid det tar. Två eller tre konkreta förslag med datum och tid. Tidszonen, om det finns minsta risk att mottagaren sitter i en annan. Och när du behöver ett svar, så att frågan inte blir hängande i luften.

Allt annat är valfritt. Du behöver inte förklara varför du frågar, be om ursäkt för att du tar någons tid eller inleda med ett stycke om projektet. Ett kort meddelande får snabbare svar, eftersom det går att besvara från mobilen mellan två andra saker.

Att fråga ”När har du tid?” eller skriva ”När det passar dig” känns artigt, men det lämpar över jobbet på mottagaren, som nu måste öppna kalendern, leta luckor, gissa vilka av dem du kan och skriva ut dem. Sedan svarar du troligen att två av dem inte passar dig. Det är så ett samtal på en kvart tar fyra dagar att boka.

Tre förslag är det som fungerar. Ett enda förslag kan bara antas eller avböjas, och fler än fyra börjar läsas som ett formulär. Sprid ut dem över olika dagar och olika tider på dagen, så att en enda återkommande krock inte slår ut alla. Avsluta med ”eller föreslå en annan tid”, så håller du det artigt utan att öppna hela frågan igen.

Det enda undantaget är någon som är mycket högre upp i organisationen, eller en kund som själv har sagt att det är svårt att hitta en tid. Föreslå tider även då, men gör det tydligt att du anpassar dig.

Internt kan du vara så kortfattad att det gränsar till burdust. Ett chattmeddelande är oftast bättre än e-post, och om ni ser varandras kalendrar kan du titta först och föreslå en tid som redan är ledig.

Samma upplägg, men skriv mer om varför och be om mindre. Den som sitter högt upp får många mötesförfrågningar, och de förfrågningar som snabbt får ett ja är de som visar vad som ska beslutas och hur lite tid det behöver. Har personen en assistent som sköter kalendern, fråga assistenten direkt och sätt din chef på kopia.

Var lite mer formell och mycket tydligare. Du ser inte deras kalender, du vet kanske inte vilka arbetstider de har och ni sitter kanske inte i samma tidszon, så ange tidszonen varje gång och räkna om tiderna åt dem om du vet vilken zon de har. En kund ska aldrig behöva räkna för att kunna svara dig.

Sätt en svarsfrist här också, men formulera den som din planering snarare än deras skyldighet: ”så att jag kan hålla tiden ledig” i stället för ”svara senast”.

Att räkna upp tider i ett e-postmeddelande fungerar med en mottagare. Med tre eller fler går det inte längre: varje svar visar bara vad just den personen kan, tråden fylls av ”tisdag funkar för mig, men inte 14.30” och till slut bygger du ett rutnät i huvudet. Med personer i olika tidszoner blir det värre, eftersom var och en läser dina tider och räknar om dem.

Här fungerar en omröstning bättre. Lägg in förslagen i en omröstning i Decider och skicka en länk, så markerar alla Ja, Kanske eller Nej på varje tid utan att skapa konto, och var och en ser tiderna i sin egen tidszon. Du ser vilka tider som passar flest i stället för att pussla ihop det från svaren.

Vänta två arbetsdagar med en kollega och tre till fyra med någon extern innan du påminner. När du gör det räcker det inte att bara puffa upp tråden. Upprepa förslagen, stryk dem som har passerat och gör det lättare att svara än det första meddelandet gjorde.