Så skriver du en mötesinbjudan, med mallar
En mötesinbjudan behöver besvara sex frågor innan någon hinner ställa dem: vad mötet är till för, när, hur länge, var eller via vilken länk, vilka mer som kommer och vad man ska förbereda. En inbjudan som saknar någon av dem leder till ett svar som frågar efter den.
Vad inbjudan behöver säga
Syftet, i en mening som säger vad som ska vara annorlunda efteråt. ”Enas om budgeten för Q3” är ett syfte. ”Budgetavstämning” är ett ämne, och det är ämnen som får möten att dra över tiden.
Datum, starttid och sluttid, med tidszon om någon sitter utanför din. Platsen, videolänken eller båda om en del sitter i rummet och en del inte. Vilka mer som är inbjudna, så att folk vet om de är centrala deltagare eller där för att lyssna. Och det de ska läsa eller ta med, med en länk till det, inte ett löfte om att det kommer senare.
Om det är frivilligt att delta, skriv det. De som i tysthet skulle ha tackat nej uppskattar att få veta att de får göra det, och de som kommer är där för att de behöver vara det.
Skriv ämnesraden så att den går att hitta senare
Ämnesraden är det folk ser i inkorgen och, om du skickar en kalenderinbjudan, det de ser i kalendern under veckan som kommer. Den ska säga vad mötet gäller och när: ”Godkännande av budget Q3, tors 15 okt 14.00”. Undvik ”Möte” eller ”Snabb avstämning”, som inte säger någon något och är omöjliga att söka efter.
När du bjuder in externa gäster, ta med båda organisationernas namn. De har flera möten den veckan, och ditt måste gå att känna igen enbart på ämnesraden.
Interna mötesinbjudningar
Internt är e-postmeddelandet ofta bara texten i kalenderinbjudan. Håll det till några rader, skriv agendan som en kort lista och länka till dokumentet i stället för att bifoga det, så att alla tittar på samma version.
Ämne: Beslut om [ämne], [dag] [datum] kl. [tid]
Hej alla, Jag vill samla oss i 30 minuter för att bestämma [fråga]. När: [dag, datum] kl. [starttid]–[sluttid] ([tidszon]) Var: [rum] / [videolänk] Agenda: 1. [Punkt], 10 min 2. [Punkt], 15 min 3. Nästa steg, 5 min Läs gärna [länk till dokumentet] innan. Det är kort. Tack på förhand [Ditt namn]
Ämne: Avstämning, [dag] kl. [tid]
Hej [Namn], Jag har bokat 30 minuter för oss [dag, datum] kl. [tid] för att prata om [ämne]. Passar tiden dåligt får du gärna flytta den till en annan tid den veckan. Du behöver inte förbereda något, men om det är något du vill ta upp kan du skriva in det här: [länk till dokumentet] [Ditt namn]
Ämne: I dag kl. [tid]: [ämne]
Hej alla, Ursäkta det korta varslet. Det har kommit upp något om [ämne] som behöver ett beslut före [deadline], så jag har bokat 20 minuter i dag kl. [tid] ([tidszon]): [videolänk] Om du inte kan vara med, svara med vad du tycker, så ser jag till att din synpunkt kommer fram. [Ditt namn]
Hitta en tid med en omröstning
Föreslå några tider, dela en länk och låt gruppen rösta. Gästerna behöver inget konto.
Bjuda in en kund eller extern gäst
Externa inbjudningar behöver mer sammanhang och mer omsorg om det praktiska. Presentera alla från er sida som de inte har träffat, ange tiden i deras tidszon och i din, och skriv hur samtalet går till: om de behöver installera något och vem de ska kontakta om länken inte fungerar.
Ämne: [Ditt företag] och [deras företag]: [ämne], [datum]
Hej [Namn], Tack för att du tar dig tid för ett möte. Här kommer en bekräftelse på detaljerna. Datum: [dag, datum] Tid: kl. [tid] [mottagarens tidszon] ([tid] [din tidszon]) Längd: 45 minuter Videolänk: [länk] Från vår sida deltar även [kollega], som tar hand om [område]. Vi vill gärna [syfte], och det skulle hjälpa om du kunde ta med [information eller dokument]. Om något ändras når du mig på [telefonnummer]. Vänliga hälsningar [Ditt namn]
Ämne: Samtal [datum] om [ämne]
Hej [Namn], Ser fram emot att prata med dig på [dag] kl. [tid] ([mottagarens tidszon]). Här är länken: [videolänk] Jag tänkte att vi kunde ta upp: - [Punkt] - [Punkt] Är det något du vill lägga till är det bara att svara. Hälsningar [Ditt namn]
När tiden inte är bestämd än
En inbjudan med en fast tid fungerar när du känner till folks kalendrar. När du inte gör det, särskilt med en grupp, externa gäster eller flera tidszoner, leder en tid som spikas i förväg till en omgång avböjanden och en andra inbjudan, och det slipper du om du frågar först.
Skicka inbjudan med syftet och förslagen, och låt folk rösta. En omröstning i Decider visar varje person förslagen i sin egen tidszon och låter dem svara utan konto. Det spelar roll för externa gäster, som inte skapar konto någonstans bara för att svara på en enda fråga.
Ämne: Inbjudan: [möte], vi väljer en tid
Hej alla, Jag vill bjuda in er till [möte] för att [syfte]. Det tar ungefär [längd]. I stället för att gissa en tid har jag lagt upp några förslag här. Välj alla som fungerar för dig: [länk till omröstningen] Svara gärna senast [dag]. Jag bekräftar tiden direkt efteråt, och då kan du lägga till den i din kalender från samma länk. Tack på förhand [Ditt namn]
När tiden är bestämd
Skicka en kalenderinbjudan, inte bara ett e-postmeddelande. Ett e-postmeddelande läses en gång, medan kalenderposten är det folk tittar på när dagen är inne. Lägg länken, agendan och dokumenten i själva kalenderposten, så att ingen behöver leta efter det ursprungliga meddelandet.
Ämne: Bekräftat: [möte], [dag] [datum] kl. [tid]
Hej alla, Tack för era svar. [Dag, datum] kl. [tid] ([tidszon]) passar flest, så då ses vi. Videolänk: [länk] Agenda: [länk] En kalenderinbjudan är på väg. Om du inte längre kan, hör av dig senast [dag]. [Ditt namn]