Google Kalender för grupper: enas om tiden först, lägg sedan in den i kalendern

Google har tre, och de löser olika problem. Mötesscheman i Google Kalender publicerar dina egna lediga tider så att en person kan boka in sig hos dig. ”Hitta en tid” föreslår tider genom att läsa kalendrarna hos dem du bjuder in. Och ett Google-formulär kan samla in önskemål som en enkät.

Inget av dem bestämmer en tid för en grupp där det finns personer utanför din organisation. Mötesscheman är byggda för 1:1-bokningar. ”Hitta en tid” kan bara läsa kalendrar inom din Workspace-domän, så en kund, en förälder eller en frilansare syns inte för den, och den föreslår gärna en tid som halva gästlistan inte kan. Ett Google-formulär samlar in svar men lämnar åt dig att räkna ihop dem och jaga dem som aldrig svarade.

En omröstning om tid fyller den luckan. Du föreslår tiderna, alla svarar i sin egen tidszon utan konto, och du ser vilken tid som passar flest. Sedan läggs mötet in i Google Kalender som vilket annat möte som helst.

Ett planeringsverktyg är bara användbart om det som planeras hamnar någonstans på riktigt. Decider är byggt för att lämna över: när du låser en tid kan varje deltagare lägga in den i Google Kalender, och för dem som inte använder Google finns Outlook, Yahoo och en vanlig .ics-fil att ladda ner.

Tryck på eller dra fram de föreslagna tiderna i en veckokalender, ställ in mötets längd en gång och dra i kanten på en tid om ett av passen behöver vara längre. Dela länken i chatten eller med e-post. Det finns ingen mall att fylla i och inget att installera.

Med Pro kan du som arrangör koppla din egen Google Kalender, så att dina upptagna tider visas medan du föreslår. Det är det enda ställe där det hjälper att läsa en kalender: när du begränsar dina egna alternativ innan du frågar någon annan.

Många möten behöver inget av detta. Om alla finns i din Workspace-domän, gruppen är liten och kalendrarna stämmer, kommer ”Hitta en tid” fram till en tid, och då ska du använda den.

Omröstningen gör nytta när kalendrarna inte visar sanningen: frilansare som inte blockerar något, folk vars verkliga hinder är att hämta och lämna barnen, alla utanför din domän, eller en grupp så stor att det inte finns en enda ledig tid och du behöver veta vilken krock som går att flytta. Det är vad ett Kanske-svar berättar och en tom ruta i kalendern inte gör.