Så hittar du en mötestid som passar alla
Mötesplanering i grupp går snett av förutsägbara skäl: för många alternativ, tider då ingen kan hålla i mötet och tystnad som tas för ett ja. Det här är arbetssättet som undviker alla tre.
Arbetssättet i fyra steg
Bestäm längd och tidsfönster innan du väljer tider
Bestäm hur långt mötet behöver vara och vilken vecka det måste bli av. Båda begränsningarna gör problemet mycket mindre, och att hoppa över dem är skälet till att så många omröstningar slutar med en tid som sedan dras tillbaka.
Föreslå tre till sex tider då du kan hålla i mötet
Sprid dem över olika dagar och olika delar av dagen, så att en enda återkommande krock inte slår ut alla alternativ. Ta aldrig med en tid som du själv skulle tacka nej till: den späder ut omröstningen och kostar dig en andra omgång.
Fråga alla på en gång, med en länk
Skicka samma länk till alla samtidigt i stället för att fråga folk i tur och ordning. Att fråga en person i taget kan dra ut ett beslut över en vecka, eftersom varje svar hinner bli inaktuellt medan du väntar på nästa.
Bestäm utifrån svaren och lås tiden
Välj tiden med flest Ja, red ut ett eller två Kanske med ett direktmeddelande och lås den. Att meddela beslutet är lika viktigt som att fatta det: en omröstning som inte är låst fortsätter att samla in åsikter som ingen kommer att göra något med.
Fem regler för mötesplanering i grupp
- Färre och bättre alternativ slår många alternativ. Med fler än ungefär sex tider skummar folk bara igenom listan, och hastiga svar är sämre än inga svar alls.
- Delvis tillgänglighet säger också något. Ett Kanske betyder oftast en krock som går att flytta, så en tid med ett Kanske är ofta lättare att lösa än en tid med ett Nej.
- Tystnad är inte ett ja. Håll koll på vilka som inte har svarat och påminn dem, i stället för att skicka ut länken till hela gruppen igen.
- Tiderna ska räknas om till läsarens tidszon, inte arrangörens. Att skriva ”14.00 CET” i ett meddelande är en vanlig orsak till missade samtal.
- Sätt en sista svarsdag. ”Svar senast torsdag” ger ett beslut, medan en omröstning utan slutdatum glider iväg tills mötet inte längre är till någon nytta.
Lägg dina tider i en omröstning
Tryck på några tider i kalendern, dela en länk och låt gruppen rösta.
Anpassa arbetssättet efter gruppens storlek
Tre till fem personer
Går nästan alltid att lösa i en omgång med fyra tider. Kräv svar från alla hellre än att kompromissa om tiden.
Sex till femton personer
Sikta på den tid som har starkast stöd snarare än på enighet, och säg från början att majoriteten bestämmer, så att ingen känner sig överkörd.
Fler än femton personer
Ta reda på vilka som måste vara med och räkna alla andra som valfria. Ett mål för hur många som räcker är mer användbart än fullt hus.
Över tidszoner
Hitta först det gemensamma tidsfönstret, föreslå sedan bara tider inom det och låt varje deltagare se tiderna i sin egen tidszon.
Vanliga frågor
Hur många tider ska jag föreslå?
Tre till sex. Färre ger gruppen inget utrymme att enas, och fler ökar risken att folk svarar slarvigt så att du inte kan lita på resultatet.
Vad gör jag om det verkligen inte finns någon tid som passar alla?
Bestäm vilka som måste vara med och vilka som är valfria, välj sedan den bästa tiden för dem som måste vara med och dela anteckningarna med resten. Att vänta på en perfekt tid kostar oftast mer än kompromissen.
Hur länge ska omröstningen vara öppen?
Sätt en tydlig sista svarsdag, oftast 24 till 72 timmar fram. Det är länge nog för att folk i olika tidszoner ska hinna se den, och kort nog för att svaren fortfarande gäller när du bestämmer dig.
Ska alla kunna se varandras svar?
Oftast ja: synliga svar sätter en mild press att svara och gör att folk själva säger till om de kan vara flexibla. Gör en separat omröstning med färre deltagare när det är känsligt vem som kan när, till exempel med en kandidat i en rekrytering.
Är inte en bokningslänk enklare?
En bokningslänk fungerar när det är en persons kalender som styr. I en grupp måste alla vara lediga samtidigt, och då handlar det om en omröstning snarare än en bokning.
Fler guider om mötesplanering
- ResurserTexter om möten, mötesplanering och distansarbete.
- Möte över tidszonerPlanera ett möte över flera tidszoner: hitta det gemensamma fönstret, rotera de sämsta tiderna och hantera omställningen till sommartid.
- Planera mötePlanera ett möte i fyra steg: syfte, deltagare, omröstning om tider, låst tid.
- Boka teammöteHitta en tid för teammötet som alla kan vara med på, med en enda länk till en omröstning.
Använd arbetssättet på nästa möte
Föreslå dina tider, dela en länk och låt svaren avgöra.