Planera ett möte i fyra steg
När du planerar ett möte är det sällan tiden som är svår att hitta. Det svåra kommer före, när det är oklart vad mötet ska leda till och vilka som behövs, och efter, när den överenskomna tiden aldrig hamnar i kalendern.
De fyra stegen
Säg i en mening vad som ska beslutas
Skriv vad mötet ska leda till, inte bara ämnet: inte ”budget”, utan ”bestämma om utgifterna för Q4 godkänns”. Går den meningen inte att formulera behövs inget möte.
Korta deltagarlistan
Gå igenom listan och märk var och en med ”beslutar”, ”bidrar” eller ”behöver veta”. Den tredje gruppen får en anteckning i stället för en inbjudan, och det är ofta en tredjedel till hälften av listan. Varje extra person gör det oproportionerligt svårare att hitta en tid.
Låt gruppen rösta i stället för att gissa
Föreslå tre till sex tider och dela en länk, så svarar alla Ja, Kanske eller Nej. Preliminära kalenderinbjudningar för att testa vilka som kan skräpar ner kalendrar och ger sällan ett tydligt svar.
Lås tiden och skicka den direkt
Det är mellan ”vi är överens” och ”det står i kalendern” som möten brukar falla bort. Så snart tiden är låst kan alla lägga in den med en knapptryckning.
Misstagen som kostar mest tid
- För många föreslagna tider: över ungefär sex läses sidan som ett formulär och svarsfrekvensen faller.
- Ingen deadline: en omröstning utan slutdatum är en uppgift utan förfallodag, och den förlorar mot allt annat.
- Inbjudan utan syfte: den som inte vet vad det gäller avvaktar, och det ser ut som ointresse.
- Planerat för långt fram: ett möte om fem veckor tackas lätt ja till och flyttas lika lätt sedan.
- Påminna alla i stället för de två som saknas: en gruppåminnelse träffar mest dem som redan svarat.
Steg tre: låt gruppen rösta
Föreslå några tider och dela länken med dem som ska vara med.
Hur långt i förväg du bör planera
För ett internt möte med några personer brukar tre till fem arbetsdagar fungera bra. Då finns det plats i de flesta kalendrar, och frågan har inte hunnit svalna.
Är externa med (kunder, föräldrar, frilansare), räkna med dubbelt så lång tid. De bevakar inte din kalender och har ingen anledning att behandla ditt möte som brådskande.
Varför kalendern inte besvarar frågan
Outlook och Google Kalender kan föreslå tider, men bara utifrån kalendrar inom din egen organisation. För alla andra är förslaget en gissning.
Och en tom ruta är inte ledig tid. Många åtaganden skrivs aldrig in i kalendern. En omröstning frågar efter det i stället för att läsa av det, och därför kommer den på steg tre och inte på steg ett.
Hur långt ett möte bör vara
En timme är bara det kalenderprogrammen föreslår som standard. Ett beslut behöver tjugo till trettio minuter, en ordentlig genomgång fyrtiofem till sextio, och allt över nittio minuter är två möten som borde delas upp.
Boka tjugofem minuter i stället för trettio. Då får alla en paus mellan mötena, och ett möte som drar över förstör inte resten av eftermiddagen.
När ett möte inte behövs
Fråga dig vad som ska ha ändrats när mötet är över. Är svaret ”alla vet X” räcker ett meddelande. Är det ”vi har valt mellan X och Y, och de som tycker annorlunda har fått säga sitt” behövs ett möte.
Det som avgör är om det finns oenighet. Ett möte är ett dyrt sätt att lösa oenighet i realtid, och allt annat kan skötas billigare i skrift.
Där den här ordningen hjälper mest
Möten över avdelningsgränser
Kalendrar från olika team som aldrig överlappar av sig själva.
Kund- och partnermöten
Personer vars tillgänglighet du inte ser och inte bör gissa.
Styrelse- och nämndmöten
När beslutsförhet är målet räknas vilka som kan, inte när det vore idealiskt.
Möten över tidszoner
Där det gemensamma fönstret är smalt och varje onödigt möte i det blir dyrt.
Vanliga frågor
Hur många tider bör jag föreslå?
Tre till sex. Då stoppar inte en enskild krock allt, och listan är fortfarande kort nog att svara på.
Hur långt bör ett möte vara?
Så långt som syftet kräver, inte så långt som kalenderprogrammet föreslår. Ett beslut behöver oftast tjugo till trettio minuter.
Vilka ska jag bjuda in?
Bara de som beslutar eller bidrar i sak. Övriga får resultatet. Varje extra person gör tidssökningen betydligt svårare.
Vad gör jag om ingen svarar?
Kontrollera först om det var för många tider, ingen deadline eller inget synligt syfte. Skriv sedan direkt till de två eller tre som saknas i stället för att påminna alla.
Behövs mötet verkligen?
Bara om det finns oenighet som måste lösas i realtid. Ren statusinformation går snabbare att skriva än att mötas om.
När är kalenderns egen tidsförslagsfunktion bättre?
När alla är i samma organisation och sköter sina kalendrar. Då är den snabbare, och du bör använda den i stället.
Fler sidor på svenska
- Doodle-alternativEtt gratis svenskt alternativ till Doodle: mötesomröstning utan annonser och utan inloggning för dem du bjuder in.
- TidszonsplanerareEtt gratis verktyg: lägg till städer, se allas arbetstider sida vid sida och hitta timmarna som hela gruppen har gemensamt.
- Boka teammöteHitta en tid för teammötet som alla kan vara med på, med en enda länk till en omröstning.
- Hitta en tid som passar allaEn praktisk guide till att hitta en mötestid som passar alla, bland annat hur många tider du ska föreslå och vad du gör när folk bara kan delvis.
Hitta en tid som passar gruppen
Föreslå några tider och låt gruppen rösta via en länk. Ingen behöver registrera sig, och Decider är gratis och reklamfritt.