Como marcar uma reunião sem vinte e-mails

Para saber como marcar uma reunião, vale lembrar: achar a data raramente é o trabalho de verdade. O trabalho vem antes, porque ninguém sabe para que serve a reunião nem quem é realmente necessário, e depois, porque a data combinada não vai parar em lugar nenhum.

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Os quatro passos

  1. Diga numa frase o que será decidido

    Não o assunto, mas o resultado: não “orçamento”, e sim “decidir se o gasto do quarto trimestre é aprovado”. Se essa frase não sai, a resposta honesta para a duração da reunião é zero minuto.

  2. Enxugue a lista de participantes

    Passe pela lista e marque cada pessoa: decide, contribui ou só precisa ser informada. O terceiro grupo recebe um resumo em vez de um convite, e costuma ser de um terço à metade da lista. Cada pessoa a mais torna a busca por uma data desproporcionalmente mais difícil.

  3. Faça votar em vez de adivinhar

    De três a seis horários, um link, e cada pessoa responde Sim, Talvez ou Não. Mandar convites provisórios para testar a disponibilidade lota as agendas e raramente dá uma resposta clara.

  4. Feche a data e envie na hora

    A distância entre “combinamos” e “está na agenda” é onde as reuniões se perdem. Assim que o horário é confirmado, cada pessoa o adiciona com um toque.

Os erros que mais custam tempo

  • Horários demais na proposta: a partir de uns seis, a página parece um formulário e a taxa de resposta despenca.
  • Nenhum prazo: uma enquete sem prazo é uma tarefa sem prazo, e ela perde para todo o resto.
  • Convite sem objetivo: quem não sabe do que se trata espera para ver, e isso parece desinteresse.
  • Marcar cedo demais: uma reunião daqui a cinco semanas é fácil de aceitar e igualmente fácil de remarcar depois.
  • Cobrar todo mundo em vez dos dois que faltam: o lembrete coletivo atinge sobretudo quem já respondeu.

Chegou ao terceiro passo?

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Com quanta antecedência marcar

Para uma reunião interna com poucas pessoas, de três a cinco dias úteis funcionam de forma confiável. É tempo suficiente para as agendas ainda terem espaço, e curto o bastante para a reunião continuar ligada ao que a motivou.

Se participam pessoas de fora (clientes, pais de alunos, freelancers), dobre esse prazo. Elas não acompanham a sua agenda e não têm motivo para tratar a sua reunião como urgente.

Por que só a agenda não responde à pergunta

O Outlook e o Google Agenda sabem sugerir horários, mas só a partir das agendas da sua organização. Para todos os outros, a sugestão é um palpite.

E um espaço vazio na agenda não é tempo livre. Muita gente não anota metade dos compromissos reais. Uma enquete pergunta em vez de deduzir, e é por isso que ela entra no terceiro passo e não no primeiro.

Duração e encerramento

Uma hora é o padrão do programa de agenda, não o resultado de um estudo. Uma decisão pede de vinte a trinta minutos, um trabalho de fundo de quarenta e cinco a sessenta, e tudo o que passa de noventa minutos são duas reuniões que ainda não foram separadas.

Reserve vinte e cinco minutos em vez de trinta. Isso dá um intervalo a todo mundo e impede que um único atraso se espalhe pela tarde inteira.

Onde este método mais ajuda

Reuniões entre áreas

Agendas de várias equipes, que nunca coincidem por conta própria.

Reuniões com clientes e parceiros

Pessoas cuja disponibilidade você não vê e que não deveria tentar adivinhar.

Conselhos e comitês

Quando o quórum é o objetivo real, o que importa é quem pode ir, não o horário ideal.

Reuniões com fusos horários diferentes

Quando a janela em comum é estreita e cada reunião desnecessária que entra nela custa caro.

Perguntas frequentes

Quantos horários devo propor ao marcar uma reunião?

De três a seis. O suficiente para um conflito não travar tudo, e poucos o bastante para responder levar menos de um minuto.

Quanto tempo deve durar uma reunião?

O tempo que o objetivo exige, não o que o programa de agenda sugere. Uma reunião para tomar uma decisão costuma precisar de vinte a trinta minutos.

Quem devo convidar para a reunião?

Só as pessoas que decidem ou que contribuem. As outras recebem o resumo. Cada pessoa a mais torna bem mais difícil encontrar uma data.

O que fazer se ninguém responde à enquete?

Primeiro veja se havia horários demais, nenhum prazo ou nenhum objetivo visível. Depois escreva direto para as duas ou três pessoas que faltam, em vez de cobrar todo mundo.

Preciso mesmo de uma reunião?

Só se houver uma divergência que precisa ser resolvida em tempo real. Uma atualização de andamento é mais rápida de escrever do que de reunir.

Outras páginas em português

O passo mais demorado não precisa ser

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