Organizzare una riunione senza venti e-mail

Per organizzare una riunione, trovare la data raramente è il vero lavoro. Il lavoro sta prima, perché non è chiaro a cosa serva la riunione né chi sia davvero necessario, e dopo, perché la data concordata non finisce da nessuna parte.

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I quattro passi

Scrivi in una frase cosa verrà deciso
Non l'argomento, ma il risultato: non «budget», ma «decidere se approvare la spesa del quarto trimestre». Se la frase non arriva, la risposta onesta alla domanda sulla durata è zero minuti.
Riduci la lista dei partecipanti
Scorri la lista e segna ogni persona: decide, contribuisce o deve solo essere informata. La terza categoria riceve un verbale invece di un invito, e spesso è da un terzo alla metà del totale. Ogni persona in più rende la ricerca della data sproporzionatamente più difficile.
Fai votare invece di tirare a indovinare
Da tre a sei orari, un link, e ognuno risponde Sì, Forse o No. Mandare inviti provvisori per sondare la disponibilità intasa i calendari e raramente dà una risposta chiara.
Fissa la data e inviala subito
Lo spazio tra «ci siamo accordati» e «è in calendario» è il punto in cui le riunioni si perdono. Una volta confermato l'orario, ognuno lo aggiunge con un tocco.

Gli errori che fanno perdere più tempo

Troppi orari proposti: oltre i sei circa, la pagina sembra un modulo e le risposte crollano.
Nessuna scadenza: un sondaggio senza scadenza è un compito senza scadenza, e perde contro tutto il resto.
Un invito senza obiettivo: chi non sa di cosa si parla aspetta di vedere, e sembra disinteresse.
Pianificare troppo presto: una riunione tra cinque settimane è facile da accettare e altrettanto facile da spostare.
Sollecitare tutti invece dei due che mancano: il sollecito collettivo raggiunge soprattutto chi ha già risposto.

Sei arrivato al terzo passo?

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Il giusto preavviso

Per una riunione interna con poche persone, da tre a cinque giorni lavorativi funzionano in modo affidabile. Abbastanza perché nei calendari ci sia ancora spazio, abbastanza pochi perché la riunione resti legata al motivo per cui è nata.

Se partecipano persone esterne (clienti, genitori, liberi professionisti), raddoppia il preavviso. Non tengono d'occhio il tuo calendario e non hanno motivo di considerare urgente la tua riunione.

Perché il calendario da solo non risponde alla domanda

Outlook e Google Calendar sanno suggerire degli orari, ma solo partendo dai calendari della tua organizzazione. Per tutti gli altri, il suggerimento è una supposizione.

E uno spazio vuoto non è tempo libero. Molte persone non segnano metà dei propri impegni reali. Un sondaggio fa la domanda invece di dedurre la risposta, ed è per questo che arriva al terzo passo e non al primo.

Durata e chiusura

L'ora piena è un'impostazione predefinita del calendario, non il risultato di uno studio. Una decisione richiede da venti a trenta minuti, un vero lavoro di approfondimento da quarantacinque a sessanta, e tutto ciò che supera i novanta minuti sono due riunioni che nessuno ha ancora separato.

Prenota venticinque minuti invece di trenta. Lascia a tutti una pausa ed evita che un solo sforamento si propaghi per tutto il pomeriggio.

Dove questo metodo aiuta di più

Riunioni tra reparti

Calendari di più team, che non si sovrappongono mai da soli.

Appuntamenti con clienti e partner

Persone di cui non vedi la disponibilità e che non dovresti indovinare.

Consigli di amministrazione e comitati

Quando il vero obiettivo è il numero legale, conta chi può esserci, non il momento ideale.

Riunioni con fusi orari diversi

Quando la finestra comune è stretta e ogni riunione inutile che ci finisce dentro costa cara.

Domande frequenti

Quanti orari conviene proporre per una riunione?

Da tre a sei. Abbastanza perché un impegno non blocchi tutto, abbastanza pochi perché rispondere richieda meno di un minuto.

Quanto deve durare una riunione?

Quanto richiede il suo obiettivo, non quanto propone il calendario. Una decisione richiede di solito da venti a trenta minuti.

Chi bisogna invitare a una riunione?

Solo le persone che decidono o che contribuiscono. Le altre ricevono il verbale. Ogni persona in più rende la ricerca della data molto più difficile.

Cosa fare se nessuno risponde al sondaggio?

Controlla prima se c'erano troppi orari, nessuna scadenza o nessun obiettivo visibile. Poi scrivi direttamente alle due o tre persone che mancano, invece di sollecitare tutti.

Serve davvero una riunione?

Solo se c'è un disaccordo da risolvere in tempo reale. Un aggiornamento sull'avanzamento si fa prima per iscritto che riunendo tutti.

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Il passo più lungo non deve per forza esserlo

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