Eine Besprechung planen in vier Schritten

Wenn Sie eine Besprechung planen, entsteht der meiste Aufwand vor und nach der Terminsuche. Vorher ist oft unklar, wofür die Besprechung da ist und wer gebraucht wird. Hinterher wird der Termin nirgends verbindlich festgehalten.

Termin abstimmen lassenKostenlos, und Ihre Eingeladenen brauchen kein Konto.

Die vier Schritte

  1. Sagen Sie in einem Satz, was entschieden wird

    Beschreiben Sie das Ergebnis, nicht das Thema: also nicht „Budget“, sondern „entscheiden, ob die Ausgaben für Q4 freigegeben werden“. Wenn sich dieser Satz nicht formulieren lässt, brauchen Sie keine Besprechung.

  2. Begrenzen Sie den Teilnehmerkreis

    Gehen Sie die Liste durch und markieren Sie jede Person als entscheidet, trägt bei oder muss es wissen. Die dritte Gruppe bekommt ein Protokoll statt einer Einladung. Das ist meist ein Drittel bis die Hälfte. Jede zusätzliche Person macht die Terminfindung überproportional schwerer.

  3. Stimmen Sie Zeiten ab, statt sie zu raten

    Schlagen Sie drei bis sechs Zeiten vor und teilen Sie einen Link, über den alle mit Ja, Vielleicht oder Nein antworten. Vorläufige Kalendereinladungen zum Testen der Verfügbarkeit verstopfen Kalender und liefern selten eine klare Antwort.

  4. Legen Sie den Termin fest und verschicken Sie ihn sofort

    Zwischen „wir haben uns geeinigt“ und „es steht im Kalender“ geraten Besprechungen am leichtesten in Vergessenheit. Sobald der Termin festgelegt ist, übernehmen ihn alle mit einem Tippen.

Die Fehler, die am meisten Zeit kosten

  • Zu viele Terminvorschläge: ab etwa sechs liest sich die Seite wie ein Formular, und die Antwortquote sinkt.
  • Keine Frist: eine Umfrage ohne Enddatum ist eine Aufgabe ohne Termin und verliert gegen alles andere.
  • Einladung ohne Zweck: wer nicht weiß, worum es geht, wartet ab, und das sieht aus wie Ignorieren.
  • Zu früh geplant: ein Termin fünf Wochen im Voraus wird leicht zugesagt und später ebenso leicht verschoben.
  • Alle erinnern statt der zwei, die fehlen: eine Sammelerinnerung trifft vor allem die, die schon geantwortet haben.

Eine Terminumfrage für Schritt drei

Schlagen Sie Zeiten vor und teilen Sie den Link. Die Eingeladenen stimmen ohne Konto ab.

Termin abstimmen lassenKostenlos, und Ihre Eingeladenen brauchen kein Konto.

Wann drei bis fünf Werktage der richtige Vorlauf sind

Für interne Besprechungen mit wenigen Personen funktionieren drei bis fünf Werktage zuverlässig. Dann ist in den meisten Kalendern noch Platz, und der Anlass liegt noch nicht lange zurück.

Sind Externe beteiligt (Kundinnen, Eltern, Freiberufler), verdoppeln Sie das. Diese Personen beobachten Ihren Kalender nicht und haben keinen Grund, Ihre Besprechung als dringend zu behandeln.

Warum der Kalender allein die Frage nicht beantwortet

Outlook und Google können freie Zeiten vorschlagen, aber nur aus Kalendern der eigenen Organisation. Für alle anderen ist der Vorschlag geraten.

Und eine freie Stelle im Kalender heißt noch nicht, dass jemand Zeit hat. Viele Menschen tragen die Hälfte ihrer Verpflichtungen gar nicht ein. Eine Abstimmung fragt danach, statt es abzulesen. Deshalb steht sie an dritter Stelle und nicht an erster.

Dauer und Ende

Dass Besprechungen eine Stunde dauern, liegt oft nur an der Voreinstellung der Kalendersoftware. Eine Entscheidung braucht zwanzig bis dreißig Minuten, ein gründliches Durcharbeiten vierzig bis sechzig, und was länger als neunzig Minuten dauert, gehört in zwei Besprechungen.

Planen Sie fünfundzwanzig statt dreißig Minuten. Das verschafft allen eine Lücke und verhindert, dass eine einzige Überziehung sich durch den ganzen Nachmittag fortpflanzt.

Wo dieser Ablauf besonders hilft

Abteilungsübergreifende Besprechungen

Kalender aus verschiedenen Bereichen, die sich nie von selbst überschneiden.

Termine mit Kundinnen und Partnern

Personen, deren Verfügbarkeit Sie nicht sehen und nicht raten sollten.

Vorstands- und Gremiensitzungen

Wenn Beschlussfähigkeit das eigentliche Ziel ist, zählt, wer kann, nicht wann es ideal wäre.

Besprechungen über Zeitzonen hinweg

Wo das gemeinsame Zeitfenster knapp ist und jede unnötige Besprechung darin teuer wird.

Fragen zum Planen einer Besprechung

Wie viele Terminvorschläge sind sinnvoll?

Drei bis sechs. Bei weniger blockiert ein einzelner Konflikt alles, bei mehr wird das Antworten mühsam.

Wie lange sollte eine Besprechung dauern?

So lange wie ihr Zweck verlangt, nicht so lange wie die Kalendersoftware vorschlägt. Eine Entscheidung braucht meist zwanzig bis dreißig Minuten.

Wen sollte ich einladen?

Nur die Personen, die entscheiden oder inhaltlich beitragen. Alle anderen bekommen das Ergebnis. Jede zusätzliche Person macht die Terminfindung überproportional schwerer.

Was mache ich, wenn niemand antwortet?

Prüfen Sie zuerst, ob es zu viele Vorschläge, keine Frist oder keinen erkennbaren Zweck gab. Danach schreiben Sie gezielt die zwei oder drei Personen an, die fehlen, statt alle zu erinnern.

Braucht es überhaupt eine Besprechung?

Nur wenn es Uneinigkeit gibt, die in Echtzeit aufgelöst werden muss. Reine Statusinformationen sind schneller geschrieben als besprochen.

Weitere Seiten auf Deutsch

Den Termin für Ihre Besprechung abstimmen lassen

Termin abstimmen lassen

Sie schlagen Zeiten vor und teilen einen Link, die Gruppe stimmt ohne Anmeldung ab. Decider ist kostenlos und zeigt keine Werbung.