Så skriver du en påminnelse om ett möte, med mallar
Skicka en påminnelse, arbetsdagen innan, med tiden i mottagarens tidszon, länken eller adressen och det som behöver förberedas. En påminnelse som bara säger att mötet fortfarande blir av tillför inget utöver det kalenderns avisering redan gör.
När du ska skicka en påminnelse
För ett möte som bokades en vecka eller mer i förväg, skicka en påminnelse på morgonen arbetsdagen innan. Det är sent nog för att kännas aktuellt och tidigt nog för att den som har en krock ska hinna säga till. För ett möte på eftermiddagen fungerar också ett kort meddelande samma morgon.
För ett internt möte som bokades den här veckan behövs oftast ingen påminnelse alls: kalendern påminner redan. Undantagen är möten som kräver förberedelser och möten med externa gäster, som inte delar kalender med dig och är de som lättast glömmer mötet eller tappar bort länken.
Skicka bara en. Två påminnelser om samma möte antyder att du inte litar på att folk kommer, och den andra struntar man ändå i.
Vad den ska innehålla
Dag, tid och tidszon, utskrivna, trots att de står i inbjudan. Videolänken eller adressen, så att ingen behöver gräva i inkorgen efter den. Vad de ska läsa eller ta med, med länk. Och en enkel utväg: ”om det inte längre passar, svara bara så hittar vi en annan tid”. Den sista raden gör att ett tyst uteblivande blir en ny tid i stället.
Lägg det viktigaste på de två första raderna. Många läser påminnelsen i mobilen, på väg någonstans, och scrollar inte.
Påminnelser till en kund eller extern gäst
Formulera den som en hjälp snarare än som en kontroll. Börja med länken och tiden, och håll eventuella önskemål om förberedelser konkreta.
Ämne: Påminnelse: vårt möte i morgon kl. [tid] [mottagarens tidszon]
Hej [Namn], En kort påminnelse om att vi ses i morgon, [dag, datum], kl. [tid] ([mottagarens tidszon]). Videolänk: [länk] Agenda: [länk] Om du kan ha [dokument eller siffror] till hands hjälper det oss att hinna med allt på den tid vi har. Om något har ändrats är det bara att svara, så hittar vi en annan tid. Vänliga hälsningar [Ditt namn]
Ämne: Vi ses kl. [tid] i dag
Hej [Namn], Ser fram emot vårt samtal kl. [tid] ([mottagarens tidszon]) i dag. Här är länken igen: [videolänk] Vi ses [Ditt namn]
Hitta en tid med en omröstning
Föreslå några tider, dela en länk och låt gruppen rösta. Gästerna behöver inget konto.
Påminnelser till kollegor och teamet
Internt handlar en påminnelse mest om förberedelser. Om inget behöver läsas, hoppa över den och låt kalendern sköta det.
Påminnelse inför [möte] i morgon kl. [tid]: läs gärna [länk till dokumentet] innan vi börjar, det tar 5 minuter. Vi går direkt på beslutet.
Ämne: Inför [möte] på [dag]: två saker att förbereda
Hej alla, Inför [möte] på [dag] kl. [tid], skulle ni kunna: 1. Läsa [länk till dokumentet] 2. Fylla i era siffror i [länk till kalkylarket] senast kl. [tid] i morgon Då kan vi använda mötet till att bestämma i stället för att uppdatera varandra. Tack på förhand [Ditt namn]
Påminnelser till en grupp
För en förening, en volontärgrupp eller ett gäng vänner gör ett meddelande i gruppchatten mer än ett e-postmeddelande. Håll det till en eller två rader, och om du fortfarande samlar in svar om när ni ska ses, påminn folk om att svara i omröstningen i stället för att upprepa förslagen i chatten.
Påminnelse: [evenemang] är på [dag] kl. [tid] på [plats / länk]. Säg till senast [dag] om du inte kan komma.
Om du inte har valt än kommer här länken med förslagen för [evenemang]: [länk till omröstningen] Jag väljer tid på [dag], så lägg in dina svar innan dess.
När någon inte har bekräftat
Om en extern gäst aldrig tackade ja till inbjudan är påminnelsen också en fråga om bekräftelse. Ställ frågan rakt ut och ge ett alternativ, så att gästen kan svara på en rad.
Ämne: Gäller [dag] kl. [tid] fortfarande?
Hej [Namn], Jag ville bara stämma av att [dag, datum] kl. [tid] ([mottagarens tidszon]) fortfarande gäller. Jag har inte sett någon bekräftelse, så jag vill försäkra mig om att inbjudan kom fram. Om tiden inte längre passar kan jag också [annan dag och tid]. Hälsningar [Ditt namn]
Hej [Namn], jag är med i samtalet nu: [videolänk]. Inga problem om något har kommit emellan, säg bara till så hittar vi en annan tid.