Varför återkommande möten överlever sitt syfte
Varje återkommande möte var en bra idé en gång. Problemet är att idén slutar gälla men kalenderposten ligger kvar.
De skapas under andra förhållanden än de sedan pågår under
En veckoavstämning sätts upp under en period när det finns något att stämma av: en lansering, en omorganisation, ett problem. Takten passar situationen.
Sedan tar situationen slut men mötet gör det inte, eftersom någon måste bestämma att det inte längre behövs och säga det, och det är ingens uppgift. Så det fortsätter i en takt som var anpassad efter en kris som är över.
Ingen vill vara den som ställer in
Att ställa in ett återkommande möte uppfattas som ett omdöme om dem som är med, eller om den som satte upp det. Att behålla det kostar en timme i veckan av andras tid, men den kostnaden är utspridd och hamnar inte på någons bord.
Därför samlas de på hög i stället för att bytas ut. Kostnaden för att skapa ett bärs av den som skapar det, i två minuter. Kostnaden för att behålla det bärs av alla andra, för alltid.
Hitta en tid med en omröstning
Föreslå några tider, dela en länk och låt gruppen rösta. Gästerna behöver inget konto.
Vad ett veckomöte kostar på ett år
En timme i veckan med åtta personer blir ungefär femtio arbetsdagar om året. Sett på det sättet skulle de flesta team vilja veta vad mötet ger.
Den variant som gör ont är det återkommande möte som bara behövs ibland. Det hålls varje vecka för att finnas där när det behövs, och det betyder att folk de flesta veckor bekräftar att det inte finns något att ta upp, och betalar för omställningen för att göra det.
Gå igenom dem en gång i kvartalet
En gång i kvartalet listar du de återkommande mötena och frågar för vart och ett vilket beslut det ledde till den senaste månaden. Inte vad som diskuterades, utan vad som beslutades eller ändrades.
Allt som saknar svar får ett av tre utfall: halvera hur ofta det hålls, korta det eller ställ in det och ersätt det med en skriftlig uppdatering. Säg från början att det är ett normalt utfall att ställa in och ingen kritik, för annars blir ingenting inställt.
Bestäm slutdatumet när du skapar det
Den renaste lösningen ligger tidigare i kedjan. När du sätter upp ett återkommande möte, ge det ett slutdatum sex eller åtta veckor fram, och förläng det medvetet om det fortfarande gör sig förtjänt av sin plats.
Att förlänga är ett mycket lättare beslut än att ställa in. Det ena är ett litet ja, det andra ett offentligt nej, och den skillnaden är hela anledningen till att de här mötena lever kvar så länge som de gör.