Hur många bör vara med på ett möte?

På ett halvtimmesmöte med fyra personer har var och en sju och en halv minut taltid om tiden delas lika. Med tolv personer blir det två och en halv minut var, mindre än de flesta behöver för att framföra en enda synpunkt i sak.

I praktiken delar ingen lika på tiden. Två eller tre personer står för det mesta av pratet och resten sitter med, men allas tid går åt, och organisationen betalar för alltihop.

Ett möte som ska besluta något fungerar bäst med två till fem personer. Är ni fler än fem nås enigheten inte längre på mötet utan förhandlas fram efteråt, och då beslutade mötet ingenting.

Ett möte där man arbetar sig igenom ett problem tål fem till åtta. Du vill ha tillräckligt många perspektiv för att någon ska se det du har missat, och tillräckligt få för att en oenighet ska kunna följas ända till slutet.

Ett möte som informerar kan vara hur stort som helst, eftersom deltagandet inte är poängen. Men om deltagandet inte är poängen, fråga dig om det behövde vara ett möte och inte en skriftlig uppdatering som var och en kan läsa i sin egen takt.

Deltagarlistor sväller av sociala skäl, inte praktiska. Att lämna någon utanför uppfattas som ett omdöme om hur viktig personen är, så det är säkrare att ta med personen. Ingen får någonsin kritik för att ha bjudit in en person för mycket, men man får kritik för att ha lämnat någon utanför.

Lösningen är att säga uttryckligen att det inte är personligt att inte bli inbjuden. ”Litet arbetsmöte, jag skickar anteckningar efteråt” kostar en mening och tar bort hela problemet, och de flesta som inte bjuds in blir lättade.

Varje person du lägger till gör mötet svårare att boka, och inte linjärt. Fyra fulla kalendrar har oftast en gemensam lucka inom en vecka. Tio har det sällan, så mötet hamnar antingen tre veckor bort eller tränger undan något som redan är bokat.

Den fördröjningen är en verklig kostnad, och den syns inte, eftersom den visar sig som ”det tidigaste alla kunde” och inte som en följd av deltagarlistan. Går ett möte inte att boka inom en vecka har det oftast för många deltagare.

Gå igenom den en gång och märk varje namn med ”beslutar”, ”bidrar” eller ”behöver veta”. Alla i den tredje gruppen stryks och får anteckningarna i stället, och det brukar vara en tredjedel till hälften av listan.

Gå sedan igenom den andra gruppen och leta efter dem som är med för att representera en funktion snarare än för att säga något särskilt. En person kan oftast företräda en funktion, två tillför sällan mer.

Om det känns riskabelt att stryka, bjud in gränsfallen som valfria och mena det. Valfritt som i praktiken uppfattas som obligatoriskt är sämre än ingen skillnad alls.