Behöver du verkligen ett möte?
Svaret är ofta nej, men alternativet är inte alltid att skriva. Båda misstagen kostar tid, och det lönar sig att kunna skilja dem åt.
Vad som ska gälla när mötet är slut
Fråga dig vad som ska gälla efteråt som inte gäller nu. Är svaret ”alla vet X” är det ett meddelande. Är det ”vi har valt mellan X och Y, och de som tycker annorlunda har fått säga sitt” är det ett möte.
Det som skiljer dem åt är oenighet. Möten är ett dyrt maskineri för att lösa oenighet i realtid, och att använda dem till något annat är att betala för maskineriet utan att använda det.
Vad som hör hemma i skrift
Status, framsteg, siffror, allt där mottagarens svar är ”noterat”. En text går fortare att skriva än ett möte tar att gå på, den går att söka i efteråt, och den kräver inte att alla är lediga samtidigt.
Invändningen är att folk inte läser. Det stämmer ofta, och det är för det mesta ett symptom snarare än en orsak: de läser inte eftersom det mesta som skickas inte behövde nå dem. Att skicka mindre höjer läsfrekvensen mer än ett möte gör.
Hitta en tid med en omröstning
Föreslå några tider, dela en länk och låt gruppen rösta. Gästerna behöver inget konto.
Två fall där mötet är billigare
Det första är när tråden redan har gått fyra varv. Då handlar oenigheten inte längre om information, och ännu en skriftlig runda kommer inte att lösa den. Tjugo minuter i realtid är billigare än ytterligare en dag av meddelanden.
Det andra är när något är obekvämt: dåliga nyheter, ett beslut som missgynnar någon eller något annat där tonfallet betyder något. I skrift försvinner tonfallet, och läsaren lägger till ett eget, oftast sämre än du menade.
Ett skriftligt beslut med en tidsgräns
Det finns ett tredje alternativ mellan ett möte och ett meddelande, och det är ett skriftligt beslut med en tidsgräns: här är förslaget, här är resonemanget, invänd senast på torsdag, annars genomförs det.
Det löser det mesta som annars hade blivit ett möte, eftersom de flesta inte invänder. De vill bara få chansen. Att ge dem chansen i skrift kostar dig ingenting och dem en minut.
Om du ändå håller mötet
Skriv i inbjudan vad mötet ska besluta, begränsa det till dem som beslutar eller bidrar, och skicka resultatet till alla andra. Det är den versionen som är värd kostnaden.
Och om ni kommer till slutet utan att något har beslutats, är det värt att säga det rakt ut i stället för att boka ett uppföljningsmöte på reflex. Ett möte som inte beslutade något hade oftast fel personer på plats eller fel fråga framför sig.