Hur långt bör ett möte vara?
Nästan ingen väljer hur långt ett möte ska vara. Man tar det kalendern föreslog, trettio eller sextio minuter, och fyller sedan tiden.
Standardtimmen kommer från kalenderprogrammen
Kalenderprogram delar in tiden i halvtimmar eftersom det är ett praktiskt rutnät att rita, och den längd man väljer är nästan alltid den som erbjuds först. Det är ett gränssnittsbeslut som blev en norm, utan någon forskning bakom sig.
Det märks på hur möten beter sig: arbetet sväller tills det fyller den tid som bokats. Ett beslut som skulle ha tagit tolv minuter tar hela timmen, eftersom timmen fanns där. Att korta tiden gör sällan att något går förlorat, eftersom den extra tiden inte uträttade något.
Anpassa längden efter uppgiften
En statusuppdatering behöver femton minuter och hade oftast inte behövt vara ett möte. Ett enskilt beslut med rätt personer i rummet behöver tjugo till trettio. Att arbeta sig igenom ett problem där det finns verklig oenighet behöver fyrtiofem till sextio, och försöker man klara det på tjugo blir det ett uppföljningsmöte.
Allt över nittio minuter är två möten som ännu inte har delats upp. Uppmärksamheten räcker inte så länge, och andra halvan går oftast åt till att ta om diskussionerna från den första.
Hitta en tid med en omröstning
Föreslå några tider, dela en länk och låt gruppen rösta. Gästerna behöver inget konto.
Kortare möten kräver mer förberedelser, inte mindre
Långa möten lever kvar för att de fångar upp förberedelser som aldrig blev gjorda. Om ingen har läst dokumentet blir de första tjugo minuterna lästid, och mötet måste vara långt nog för att rymma det.
Ett möte på tjugofem minuter är alltså ett åtagande att skicka underlaget i förväg och att förvänta sig att folk har tittat på det. Det är en verklig kostnad som arrangören bär, och det är därför timmen överlever: det är billigare för en person att boka mer tid än att förbereda sig.
Sluta tidigare med flit
Att boka tjugofem minuter i stället för trettio, eller femtio i stället för sextio, ger alla en lucka för att ta sig till nästa möte, skriva ner vad som beslutades eller ta en paus. De flesta kalenderprogram kan göra det till standard, så att ingen behöver argumentera för det varje gång.
Det begränsar också förseningar. Utan lucka gör ett möte som drar över med fem minuter att nästa blir sent, och mitt på eftermiddagen har en enda försening spridit sig genom ett halvdussin personers dagar.
När det är svårt att avgöra
Om du inte vet hur lång tid något behöver, boka det kortare alternativet och säg att du bokar ett tillfälle till om ni inte blir klara. Folk behandlar ett möte som kanske slutar tidigt helt annorlunda än ett som säkert pågår hela timmen.
Det enda som är värt att undvika är att välja längd innan du vet syftet. Kan du inte säga i en mening vad mötet ska besluta, boka det inte alls.