Så flyttar du ett möte artigt, med mallar
Be om ursäkt en gång, förklara varför i en mening och föreslå två eller tre nya tider i samma meddelande. Det mest oartiga med de flesta flyttade möten är att den andra får börja om från noll med att hitta en tid.
Tre saker meddelandet måste göra
Be om ursäkt en gång. Ett ”förlåt” är artigt, tre låter nervöst och gör att meddelandet handlar om dig. Ge anledningen kort och ärligt, utan detaljer som ingen behöver: ”en deadline hos en kund har flyttats” räcker.
Föreslå sedan nya tider i samma meddelande. ”Kan vi hitta en annan tid?” skickar tillbaka den andra till kalendern för att föreslå något, och tråden börjar om. Två eller tre konkreta förslag, med tidszon, gör att det avgörs med ett enda svar.
Uppdatera till sist själva kalenderinbjudan. Om den gamla posten ligger kvar kommer någon att dyka upp till den gamla tiden.
Hur långt varsel du bör ge
Så långt du kan, och så fort du vet. Skickar du beskedet i samma stund som krocken uppstår är flytten en liten administrativ sak för alla. Samma meddelande en timme före mötet betyder att någon redan har förberett sig, rensat sin eftermiddag eller, om det är en extern gäst, kanske redan har rest.
Med mindre än en dags varsel, skicka ett direktmeddelande utöver e-postmeddelandet, eftersom e-post kanske inte hinner läsas i tid. Med mindre än en timme, ring eller skicka ett meddelande och följ sedan upp skriftligt.
Om mötet inte längre behövs, säg det och ställ in det. Att flytta något som har förlorat sitt syfte skjuter bara upp beslutet att ställa in.
Flytta ett möte med en kollega
Internt kan du hålla det kort. De flesta kollegor vill hellre ha två rader och en ny tid än ett omsorgsfullt formulerat stycke.
Hej [Namn], förlåt, men jag behöver flytta vårt möte kl. [tid] i dag, [kort anledning]. Kan vi ta det i morgon kl. 10.00 eller 15.00 i stället?
Ämne: Vi flyttar [möte] till senare i veckan
Hej [Namn], Jag behöver flytta vårt möte på [dag], förlåt för det. [Kort anledning.] Passar någon av de här tiderna i stället? - [dag, datum] kl. [tid] - [dag, datum] kl. [tid] - [dag, datum] kl. [tid] Jag uppdaterar inbjudan så fort du har valt en. Hälsningar [Ditt namn]
Hitta en tid med en omröstning
Föreslå några tider, dela en länk och låt gruppen rösta. Gästerna behöver inget konto.
Flytta ett möte med en kund eller extern kontakt
Med någon utanför organisationen är flytten ett litet test av hur pålitlig du är, så var snabb och gör det lätt att säga ja. Ange tiderna i deras tidszon, ta på dig ansvaret utan att krypa, och om de redan har flyttat på saker för din skull, visa att du har märkt det.
Ämne: Förfrågan om ny tid för vårt möte [datum]
Hej [Namn], Jag beklagar, men jag behöver be att få flytta vårt möte [dag, datum] kl. [tid]. [Kort anledning, t.ex. Ett leveransdatum har ändrats och jag skulle inte kunna ge vårt samtal den uppmärksamhet det behöver.] Jag kan erbjuda någon av följande tider ([mottagarens tidszon]): - [dag, datum] kl. [tid] - [dag, datum] kl. [tid] - [dag, datum] kl. [tid] Om ingen av dem passar får du gärna höra av dig om vad som gör det, så anpassar jag mig efter dig. Vänliga hälsningar [Ditt namn]
Ämne: Vårt samtal kl. [tid] i dag, kan vi flytta det?
Hej [Namn], Ursäkta det korta varslet. [Kort anledning], så jag kan inte vara med på vårt samtal kl. [tid] i dag. Kan vi ta det [i morgon / dag] kl. [tid] eller [tid] ([tidszon])? Jag skickar en ny inbjudan så fort du bekräftar. Förlåt igen [Ditt namn]
Flytta ett gruppmöte
Att flytta ett möte med fem personer är ett nytt planeringsproblem, inte en liten ändring av det gamla. Väljer du en ny tid själv och skickar ut den blir det oftast ett par avböjanden och en andra flytt.
Skicka ändringen och en kort omröstning tillsammans, med ett tydligt datum då du bestämmer. Då är det inte bara de som svarar först som får säga sitt, och ingen behöver svara alla.
Ämne: [Möte] flyttas, välj en ny tid
Hej alla, [Möte] på [dag] kan inte bli av som planerat, [kort anledning]. Ursäkta ändringen. Jag har lagt upp några nya förslag här, kryssa i alla som fungerar för dig: [länk till omröstningen] Svara gärna senast [dag], så skickar jag den uppdaterade inbjudan samma eftermiddag. Tack på förhand [Ditt namn]
När någon ber dig flytta ett möte
Svara snabbt och gör det lätt för dem. Om de föreslog tider, tacka ja till en. Om de inte gjorde det, föreslå egna i stället för att be dem försöka igen.
Ämne: Sv: [ursprungligt ämne]
Hej [Namn], Inga problem alls. [Dag] kl. [tid] fungerar för mig, jag håller utkik efter den uppdaterade inbjudan. Hälsningar [Ditt namn]
Ämne: Sv: [ursprungligt ämne]
Hej [Namn], Det går bra, tack för att du hör av dig. Jag kan någon av de här tiderna i stället ([tidszon]): - [dag, datum] kl. [tid] - [dag, datum] kl. [tid] Annars kan du skicka en tid som passar dig. Hälsningar [Ditt namn]
Vad du bör undvika
Att flytta samma möte två gånger. Andra gången drar den andra parten, rimligt nog, slutsatsen att mötet inte är prioriterat för dig. Om du inte är säker på att den nya tiden håller, välj en längre fram som gör det.
Att flytta mötet i kalendern i tysthet, utan något meddelande. Folk märker ändringen först när de redan sitter och väntar på den gamla tiden. Och att förklara för mycket: en lång anledning låter som en ursäkt, medan en kort låter som ett faktum.