Vad möte efter möte kostar dig
En full kalender ser ut som produktivitet och är ofta motsatsen, eftersom den större kostnaden ligger i vad som händer med tiden runt mötena.
Luckorna är inte tid över
Arbete som kräver att du håller flera saker i huvudet samtidigt har en startkostnad. Den första stunden går åt till att bygga upp det sammanhang du hade innan du blev avbruten, och den kostnaden betalas igen varje gång.
Därför kan en dag med fyra jämnt utspridda möten ge mindre än en dag med fyra möten i följd. Dagen med mötena i följd lämnar ett sammanhängande block, medan den utspridda dagen lämnar fyra fragment, och inget av dem är långt nog för att du ska hinna komma på djupet igen.
Varför möte efter möte känns effektivt
Bokningsverktyg är byggda för att få in saker i kalendern, och en kalender utan luckor ser ut som en kalender där inget går till spillo. Det är en övertygande bild, men den mäter hur full kalendern är, inte hur mycket som blir gjort.
Möte efter möte lägger dessutom kostnaden på den som har svårast att säga nej. Arrangören ser en tid som fylls, medan deltagaren ser sin femte omställning före lunch.
Hitta en tid med en omröstning
Föreslå några tider, dela en länk och låt gruppen rösta. Gästerna behöver inget konto.
Mötet som drar över är inte gratis
Möten i rad tar bort all marginal, så det första mötet som drar över med fem minuter gör dig sen till nästa, och till det efter det. Mitt på eftermiddagen har en enda försening fortplantat sig genom fyra möten och alla som var med på dem.
Att sluta fem minuter tidigare hindrar en liten försening från att bli allas problem.
Så behåller du luft mellan mötena
Gör tjugofem och femtio minuter till standard i stället för trettio och sextio. De flesta kalenderprogram kan göra det automatiskt, och då får du luckan utan att någon behöver förhandla om den.
Samla mötena medvetet i stället för att sprida ut dem. Två förmiddagar med allt och tre förmiddagar utan något slår fem förmiddagar med två möten var, trots att summan är densamma.
När du föreslår tider för en grupp, välj tider som tar hänsyn till det här i stället för att fylla varje lucka som syns i folks kalendrar.
För dig som bokar möten över tidszoner
Utspridda team trycker ofta ihop mötena i ett smalt gemensamt fönster, och det ger precis mönstret ovan med möte efter möte, för alla, varje dag.
Två saker hjälper. Flytta allt som inte behöver diskuteras ut ur det gemensamma fönstret och över till skrift. Och låt olika delar av världen turas om att ta den obekväma tiden, så att kostnaden delas i stället för att alltid betalas av samma personer.