Varför ingen svarar på din mötesomröstning

När man vill att många ska svara är instinkten att vara generös: föreslå femton tider så att ingen kan säga att de blev utestängda. I praktiken sjunker svarsfrekvensen, eftersom varje extra alternativ är ytterligare ett beslut för den som läser, och efter ungefär sex slutar sidan att läsas som en fråga och börjar läsas som ett formulär.

Tre till sex tidsförslag är det som fungerar. Det är tillräckligt många för att en enskild krock inte ska stoppa allt, och tillräckligt få för att man ska kunna stämma av alla mot kalendern på en gång. Kommer du inte ner under sex är det oftast ett tecken på att gruppen är för stor för en enda omröstning, eller på att du inte har bestämt vad mötet ska vara till för.

En omröstning som frågar ”när kan alla ses?” utan längd, syfte eller agenda ber folk att binda sig för något okänt. Det rimliga är då att vänta och se vad det blir, och det ser precis likadant ut som att strunta i den.

Skriv vad mötet gäller, hur långt det är och om närvaron är obligatorisk. En omröstning om ett möte på trettio minuter för att fatta ett beslut får svar, men en som bara heter ”Avstämning” får det inte.

Utan ett datum är en omröstning en uppgift utan slutdatum, och uppgifter utan slutdatum förlorar alltid mot uppgifter som har ett.

Sätt ett slutdatum och skriv det i meddelandet, inte bara i verktyget: ”Jag väljer en tid på torsdag förmiddag utifrån de svar som har kommit in.” När folk vet när du bestämmer dig blir omröstningen något att svara på den här veckan i stället för någon gång senare.

En länk som skickas klockan 16.45 en fredag konkurrerar med att folk ska gå hem. En som skickas klockan 9.15 en tisdag konkurrerar med resten av inkorgen, och den kampen kan den vinna.

Det spelar större roll än man kan tro för grupper i olika tidszoner, där din morgon är någon annans kväll. Om halva gruppen sitter någon annanstans, skicka den vid en tid som är rimlig för den halva som troligast drar ut på svaret.

Varje verktyg som ber deltagarna att registrera sig tappar en del av dem i just det steget. De som försvinner först är de minst engagerade, och det är precis de personer vars tillgänglighet du har svårast att gissa.

Det här är den enskilt största strukturella orsaken, och den lättaste att ta bort. Om de du bjuder in måste skapa något innan de kan svara, säger bortfallet ingenting om hur mycket de bryr sig om ditt möte.

När en omröstning står still är reflexen att skicka en påminnelse till hela gruppen. De flesta har redan svarat, så påminnelsen lär dem att meddelandena inte slutar komma bara för att man svarar.

Titta på vilka som saknas. Oftast behöver beslutet bara två eller tre bestämda personer, och ett direktmeddelande till just dem fungerar där ett utskick till alla inte gör det. Resten kan få veta resultatet.

Om en grupp på tolv personer inte hittar en enda tid som passar alla under tre veckor, är mötet antingen för stort eller inte viktigt nog för att tränga undan det som redan är bokat.

Det är värt att veta, och det är billigare att få veta det genom en omröstning än genom ett halvtomt rum. Dela upp gruppen, korta mötet eller avgör frågan via e-post i stället.