Hur långt i förväg bör du boka ett möte?
Med för kort framförhållning är folk redan uppbokade, och med för lång blir mötet något de flyttar på senare. Fönstret mellan de två är smalare än de flesta tror.
Hur lång framförhållning du bör ha
För ett internt möte med en handfull personer är tre till fem arbetsdagar det som fungerar tillförlitligt. Det är tillräckligt långt för att de flesta kalendrar ska ha plats kvar, och kort nog för att mötet fortfarande ska kännas kopplat till varför du kallade till det.
För allt där personer utanför organisationen är med (kunder, föräldrar, samarbetspartner, volontärer), dubbla den. De bevakar inte din kalender och har ingen anledning att se ditt möte som brådskande, så en vecka till tio dagar är realistiskt.
Varför det går fel att boka för långt fram
Ett möte som bokas fem veckor fram hamnar i en del av kalendern som fortfarande är nästan tom, så folk tackar lätt ja. Sedan fylls veckorna på runt det, och när dagen väl kommer är mötet det minst viktiga som händer den dagen.
Det är då flyttandet börjar, och ett möte som har flyttats två gånger brukar tappa just de personer det behövde mest. Måste något ligga fem veckor fram behöver det oftast en påminnelse och en ny bekräftelse några dagar innan, och det är arbete du inte hade behövt med två veckors framförhållning.
Hitta en tid med en omröstning
Föreslå några tider, dela en länk och låt gruppen rösta. Gästerna behöver inget konto.
Framförhållning är inte samma sak som att bestämma sig i tid
De flesta möten med kort varsel beror på att någon kom fram till för sent att ett möte behövdes, och den sena bokningen är bara en följd av det.
Om något återkommer (en månadsgenomgång, en kvartalsplanering), lägg in nästa tillfälle så fort det nuvarande är slut. Det kostar ingenting just då, och nästa gång blir det aldrig kort varsel.
När gruppen är stor
Framförhållning och gruppstorlek är en dålig kombination. Fyra personer hittar oftast en tid inom en vecka. Tio gör det sällan, så mötet hamnar antingen tre veckor bort eller tränger undan något som redan är bokat.
Det är värt att lägga märke till, för det är en signal. Om en grupp inte kan ses inom två veckor är antingen gruppen större än mötet kräver, eller så är mötet mindre viktigt än det som redan står i kalendrarna. Båda är bra att veta innan du skickar inbjudan.
När du ska föreslå tider och skicka inbjudan
Föreslå tider tre till fem arbetsdagar fram för interna grupper och en vecka till tio dagar fram för externa, och sätt ett slutdatum på omröstningen så att den inte drar ut på tiden.
Skicka sedan kalenderinbjudan i samma stund som tiden är bestämd, inte senare. Möten glöms bort i glappet mellan att ni kommer överens om en tid och att den dyker upp i kalendern.