Så fungerar Doodles kalender, scheman och gratisversion

Att koppla en kalender (Google, Outlook, Apple eller någon annan leverantör) gör två saker. Medan du skapar en omröstning visas dina egna åtaganden i samma vy, så att du inte föreslår en tid då du redan är upptagen. När en tid är bestämd kan den föra in mötet i din kalender utan ett extra steg.

Det den inte gör är att se kalendrarna hos dem du bjuder in. Det är ingen begränsning just hos Doodle: inget bokningsverktyg kan läsa kalendern hos någon utanför din organisation som inte själv har kopplat en. Det är därför omröstningar finns över huvud taget: gruppens tillgänglighet måste man fråga efter, eftersom den inte går att slå upp.

Det spelar roll när du väljer mellan en omröstning och kalenderns egen funktion för att ”hitta en tid”. Inom ett och samma företag, där allas kalendrar syns och stämmer, går den funktionen snabbare. Så fort en kund, en förälder, en frilansare eller någon med en annan e-postleverantör är med, är kalendervyn blind för dem, och då är en omröstning det enda som ger dig ett riktigt svar.

Doodle har alltid haft en gratisversion som räcker för grundjobbet: skapa en mötesomröstning, dela länken och samla in svar. Den delen är gratis, och för ett enstaka möte är det ofta allt du behöver.

Priset för gratisversionen är reklam. Annonserna visas på omröstningssidan (den sida du skickar till kollegor, kunder eller föräldrar), och att bli av med dem är ett av de främsta skälen till att folk går över till en betalplan. De andra skälen brukar vara egen logga och profil, funktioner för större team och bokningssidor, som ligger utanför flödet för mötesomröstningar.

Doodles planer och gränser ändras med tiden, så kontrollera deras aktuella priser innan du bestämmer dig. Det som inte ändras är vem som ser annonserna: de du har bjudit in, och du kan inte förhandsgranska vad de får se.

”Doodle-schema” betyder oftast en av två olika saker, och de drar åt olika håll. Den ena är mötesomröstningen ovan: flera personer, en tid, avgjord genom röstning. Den andra är en bokningssida: dina lediga tider publicerade så att enskilda personer kan boka en, alltså bokning i den mening som Calendly står för.

Ska du få in åtta personer i samma rum behöver du omröstningen. Ska trettio personer få boka en kvart var med dig behöver du bokningssidan. Ett verktyg som är utmärkt på det ena är oftast medelmåttigt på det andra, och det mesta av den frustration folk beskriver kommer av att de använder fel.

Decider gör bara det första. Det är med avsikt en omröstning för gruppmöten, och det har inga bokningssidor. Är det en återkommande bokningslänk du är ute efter, så stanna kvar hos Doodle eller gå över till Calendly.

Decider gör samma grundjobb (föreslå tider, dela en länk, låt gruppen rösta) med tre skillnader som bara spelar roll för just det jobbet. Sidan dina gäster ser har ingen reklam, i någon plan. Gästerna skapar aldrig något konto, utan skriver ett namn och svarar. Och när en tid är låst kan alla lägga in den i Google, Outlook eller Apple Kalender med ett tryck, inklusive videolänk, så beslutet behöver inget uppföljande meddelande för att bli ett möte.

Varje tid visas i varje deltagares egen tidszon, och svaren är Ja, Kanske eller Nej i stället för bara ja eller tystnad. Det är genom Kanske du får veta vilken krock som går att flytta, och det är oftast så du hittar en tid en vecka då inget ser ledigt ut.

Med den betalda planen kan du som arrangör koppla din egen kalender, av just det skäl som beskrivs ovan: för att begränsa dina egna alternativ innan du frågar någon annan. Allt gruppen gör förblir gratis.