Een vergadering plannen over tijdzones, zonder iemand om vier uur 's nachts

Zodra er meerdere tijdzones meedoen, is een datum prikken geen zoekprobleem meer maar een verdeelprobleem. Het gemeenschappelijke venster is smal, en iemand betaalt ervoor. De enige echte vraag is of dat elke keer dezelfde persoon is.

Tijden in stemming brengenGratis, en niemand die je uitnodigt heeft een account nodig.

De vier stappen

  1. Noteer tijdzones, geen steden

    „Amsterdam“ en „Europe/Amsterdam“ gedragen zich door het jaar heen verschillend, en „EST“ is in de zomer niemands tijdzone. Schrijf per deelnemer de IANA-zone op: Europe/Amsterdam, America/New_York, Asia/Kolkata. Alleen die notatie overleeft de zomertijd.

  2. Bepaal het overlapvenster voordat je iets voorstelt

    Neem van iedereen de acceptabele werktijden in de eigen zone, reken alles om naar één referentiezone en zoek de doorsnede. Met Amsterdam, New York en Singapore aan tafel is die doorsnede ongeveer negentig minuten breed. Vijf tijden verspreid over de dag voorstellen heeft dus geen zin.

  3. Laat over het venster stemmen in plaats van te gokken

    Drie of vier voorstellen binnen het venster, één link, en iedereen antwoordt Ja, Misschien of Nee, met elk voorstel getoond in de eigen zone. Daarmee verdwijnt de hele categorie fouten die ontstaat zodra iemand uit het hoofd omrekent.

  4. Bevestig mét zone en agenda-item

    Een tijd zonder zone is geen tijd. Zodra de afspraak staat, zet iedereen hem met één tik in de eigen agenda en doet de agendasoftware het omrekenen.

De fouten die echt gesprekken kosten

  • Afkortingen in plaats van zones: „EST“ bestaat in de zomer niet, en „PST“ in een bericht betekent bijna altijd PDT.
  • De overgang vergeten: Europa en de Verenigde Staten schakelen niet in hetzelfde weekend, waardoor het verschil twee tot drie keer per jaar een à twee weken lang een uur afwijkt.
  • Het zuidelijk halfrond behandelen als het noordelijke: als Europa naar zomertijd gaat, doet Australië het omgekeerde en verschuift het verschil met twee uur.
  • Steeds dezelfde zone laten betalen: als het venster maar aan één kant van de tafel goed uitkomt, wordt beleefdheid een blijvende scheefgroei.
  • Te veel voorstellen buiten het venster: ze ogen ruimhartig en zijn voor de helft van de groep gewoon onmogelijk.

Venster gevonden?

Breng er drie tijden uit in stemming. Iedereen ziet ze in de eigen zone, zonder account.

Tijden in stemming brengenGratis, en niemand die je uitnodigt heeft een account nodig.

Hoe breed een venster in de praktijk is

Europa en de Amerikaanse oostkust delen betrouwbaar de Europese middag: 15.00 – 18.00 uur in Amsterdam is 9.00 – 12.00 uur in New York. Dat is de comfortabelste combinatie die er is, en precies de reden dat transatlantische afspraken zich bijna vanzelf vinden.

Nederland en Suriname of Curaçao schelen vijf tot zes uur en overlappen dus in de Nederlandse namiddag. Nederland en India overlappen in de Nederlandse ochtend, Nederland en Singapore of Tokio nog maar in een smalle strook vroeg in de ochtend. Moeten Amsterdam, India en de Amerikaanse westkust samen, dan bestaat er geen venster waarin iedereen binnen werktijd zit. Dan is het eerlijke antwoord dat iemand erbuiten valt, of dat het onderwerp asynchroon hoort.

Laten rouleren in plaats van optimaliseren

Als een terugkerende vergadering slecht uitkomt voor één zone, is de oplossing niet het perfecte tijdstip maar afwisseling: de ene week vroeg voor de een, de andere week laat voor de ander. Twee vaste tijden die rouleren onthoud je makkelijker dan één die niemand schikt.

Houd bij wie hoe vaak de vervelende tijd had. Zonder aantekening beslist de gewoonte, en de gewoonte bevoordeelt altijd de zone waar de uitnodiging vandaan komt.

Wanneer een vergadering over tijdzones niet nodig is

Het gemeenschappelijke venster is de schaarste van de groep. Alles wat je erin legt, verdringt iets anders. Statusupdates, het doorgeven van informatie en akkoorden waar niemand tegen is, horen daarom op schrift.

Wat overblijft is waar een vergadering echt voor gebouwd is: onenigheid in realtime oplossen. Gebruik je het venster alleen daarvoor, dan kom je met negentig minuten per week verrassend ver.

Waar dit het vaakst speelt

Verspreide teams

Collega's in meerdere landen, waar elke terugkerende vergadering een verdeelvraagstuk is.

Klanten en leveranciers in het buitenland

Mensen van wie je de werktijden niet kent en de agenda niet ziet.

Onderzoek en hoger onderwijs

Projectgroepen over meerdere instellingen, vaak zonder gedeeld agendasysteem.

Besturen met leden in het buitenland

Als het quorum het doel is, telt wie kan, niet wanneer het ideaal zou zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe vind ik de beste tijd over meerdere tijdzones?

Bepaal eerst de doorsnede van ieders acceptabele werktijden, en stel pas daarna tijden voor, uitsluitend binnen die doorsnede. Voorstellen erbuiten kosten alleen maar reacties.

Hoeveel tijden moet ik voorstellen?

Drie of vier. Over tijdzones heen is het venster toch al smal, en extra voorstellen vallen onvermijdelijk erbuiten.

Hoe ga ik om met de zomertijd?

Reken nooit met een vast urenverschil, maar altijd met benoemde zones. Europa en Noord-Amerika schakelen in verschillende weekenden, en Australië schakelt de andere kant op.

Moet iemand de tijden omrekenen?

Nee. In de peiling ziet elke persoon elk voorstel in de eigen tijdzone, afgeleid van het apparaat. Juist daar ontstaan anders de meeste fouten.

En als er helemaal geen gemeenschappelijk venster is?

Dan is de vraag niet meer wanneer de vergadering plaatsvindt, maar of er een nodig is. Kan het niet zonder, laat de vervelende tijd dan bewust rouleren in plaats van hem altijd bij dezelfde zone te leggen.

Hebben mijn gasten een account nodig?

Nee. Ze openen de link, vullen hun naam in en stemmen, ook vanuit een land waar niemand jouw agendasysteem gebruikt.

Meer pagina's in het Nederlands

Het smalste venster verdient de beste voorbereiding

Tijden in stemming brengen

Stel tijden voor uit het overlapvenster, deel één link, laat iedereen stemmen. Iedereen ziet de eigen zone en niemand rekent uit het hoofd om.